Chciałbym przybliżyć Wam zasadę działania dokumentów internetowych, jakimi są faktury online. Te sieciowe aplikacje są równoznaczne z tymi powszechnie znanymi, papierowymi ich odpowiednikami. Nie różnią się w zasadzie niczym, a są dużo łatwiejsze w ostępie, gdyż można z nich korzystać za sprawą stron WWW i przeglądarki internetowej. Czym jest księgowość online? To nic innego jak wspólpraca między biurem rachunkowym a klientem poprzez internetowy program do księgowania, który w znaczny sposób ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej. Przykładowe biuro oraz klient pracują w jednym systemie, nazwanym księgowością internetową, pomimo czasem bardzo zróżnicowanej lokalizacji. Pozwala to na automatyczny przesył dokumentów i zminimalizowanie do minimum ryzyka pomyłki związanej z wprowadzeniem danych do systemu. Wszyscy klienci zarówno jak i biuro mogą w każdej chwili uzyskać dostęp do swoich dokumentów za pomocą Internetu z dowolnego miejsca i o każdej porze. Jest to bardzo bezpieczny sposób, gdyż zaszyfrowane dane skutecznie utrudniają włamanie do systemu. Dany użytkownik, logując się za pomocą ustalonego wcześniej przez siebie hasła, loguje się na konto i tylko on ma prawo odczytać informacje na nim zawarte. Bardzo często serwery, na którym działają tego typu systemy, są pod dwudziesto cztero godzinną obserwacją w strzeżonych odpowiednio pomieszczeniach. Bardzo często tworzone są również kopie zapasowe dokumentów, co tym bardziej minimalizuje ryzyko utraty danych. Jest to bardzo bezpieczny sposób na przechowywanie ważnych i wartościowych dla naszej firmy plików.
FAKTURY INTERNETOWE
KILKA PORAD DLA KSIĘGOWYCH
Pewnie nie każdy z nas zdaje sobie sprawę z faktu, że prowadzenie dokumentu, jakim jest księga przychodów i rozchodów, może odbywać się również przy pomocy odpowiedniego programu komputerowego. Jedyne, o czym musimy pamiętać, to posiadanie pisemnej instrukcji obsługi danego programu. Musimy również w taki sposób z niego korzystać, aby mieć stały wgląd w treść wszystkich dokonywanych tam zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych, zgodnie z wzorem księgi. Bardzo istotne jest również, abyśmy przechowywali wszystkie dane zapisane na nośnikach typu pendrive, do czasu wydruku zawartych na nim danych oraz dokumentów. Pod koniec każdego miesiąca naszym obowiązkiem jest wykonanie wydruku zapisów dokonanych w danym miesiącu. Powinien być on zgodny z wzorem księgi. Jeżeli posiadany przez nas program nie umożliwia nam wydrukowanie księgi według wzoru, naszym obowiązkiem jest jej złożenie. Po zakończeniu miesiąca i zaksięgowaniu wszystkich danych, księgowość naszej firmy powinna sporządzić wydruk komputerowy dokumentu, który zawierał będzie podsumowanie wszystkich zapisów za dany miesiąc. Ważne jest również zapisane w odpowiednich kolumnach księgi przychodów i rozchodów miesięcznych sum, wynikających z tego wydruku. Zapamiętanie wszystkich tych informacji wydaje się wręcz niemożliwe, stąd bardzo ważne jest zatrudnienie w swojej firmie odpowiedniej osoby, dla której „robota papierkowa” nie będzie stanowiła większego problemu. W przeciwnym razie, decydując się na działanie „na własną rękę”, szczególnie w przypadku, kiedy wcześniej nie mieliśmy z tym do czynienia, może okazać się z góry skazane na niepowodzenie.
CO Z TĄ KSIĘGĄ?
Jak założyć księgę przychodów i rozchodów? To z pozoru skomplikowane zadanie, w rzeczywistości wydaje się dużo prostsze niż może nam się wydawać. Powinniśmy wiedzieć, że na wniosek każdego podatnika naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić go od obowiązku prowadzenia dokumentu jakim jest księga przychodów i rozchodów. W jego mocy jest również zwolnienie go od poszczególnych czynności związanych z jej prowadzeniem. . Dotyczy to w głównej mierze przypadków uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza rodzajem wykonywanej działalności, wiekiem oraz stanem zdrowia. Każdy podatnik musi złożyć wniosek co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca. Od którego zwolnienie miałoby wejść w życie. Założenie każdej księgi powinno rozpoczynać się z dniem 1 stycznia danego roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Warto pamiętać, że na każdego podatnika został nałożony obowiązek o zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi. Mamy na to 20 dni, licząc od czasu jej założenia. Powinniśmy o tym fakcie niezwłocznie poinformować księgowość naszej firmy, gdyż w natłoku zajęć zdarza się jej o tym fakcie zapomnieć. W przypadku, gdy w naszym obowiązku leży prowadzenie ewidencji sprzedaży, naszym obowiązkiem jest złożenie ewidencji sprzedaży na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Natłok tych informacji może wydawać się nie do opanowania, lecz to tylko pozory. Pamiętajmy, że początki bywają najgorsze, potem jest już tylko „z górki”.
INTERNETOWE VATOWANIE
Księgowość jest czymś, co tak do końca trudno sprecyzować w kilku słowach. Jedno jest pewne. Żywot księgowego nie jest usłany różami. Choć w dzisiejszych czasach, kiedy Internet zawładnął umysłami ludzi i podstępem wkradł się do biur i urzędów, na pewno ich praca stała się odrobinę łatwiejsza. Jednak nadal muszą oni nadążać za wszystkimi zmianami prawnymi oraz coraz to nowymi klauzulami, które, jak na księgowego z prawdziwego zdarzenia przystało, znać muszą. Faktury VAT, rozporządzenia ministra finansów oraz zapiski prawne dotyczące rozliczeń to coś, co powinni recytować zbudzeni z głębokiego snu w środku nocy. W Internecie dostępnych jest cała masa ogłoszeń firm ogłaszających się oraz poszukujących klientów, którym będą mogły zaoferować swoje usługi. Jak wybrać tę odpowiednią, nie narażając się na straty finansowe, zatrudniając tę, która okaże się mało fachowa? Po pierwsze wypadałoby skorzystać z wyszukiwarki internetowej i poczytać fora, na których można znaleźć opinie i informacje na temat danej firmy. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że zatrudniliśmy odpowiednich fachowców, którzy z pełnym zaangażowaniem poświęcą się prowadzeniem ksiąg ewidencyjnych w naszej firmie. Można również zaryzykować i popytać wśród rodziny lub znajomych. Może znają kogoś wartego polecenia? Kompetentny i sumienny księgowy to połowa sukcesu naszego przedsiębiorstwa. Należy więc bardzo starannie dobrać sobie firmę, która z pełnym zaangażowaniem pracować będzie na dobre imię nasze i naszego biznesu.
DLA KOGO KSIĘGA?
Każdy, kto choć trochę interesuje się zagadnieniami z zakresu tematu, jakim jest księgowość, zapewne spotkał się z terminem księga przychodów i rozchodów. To dokument pozwalający na rozliczenie się z Urzędem Skarbowym. Prowadzą ją podatnicy, którzy opodatkowani są na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Do jej prowadzenia są zobowiązane osoby, które prowadzą działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych oraz takich, w których określone są warunki zlecenia, jak również osoby prowadzące działy rolne. Księga obowiązuje również duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. Ważnym aspektem jest również fakt, że nie wszyscy są zobowiązani do jej prowadzenia. Wszyscy ci, którzy opłacają podatek dochodowy w jego zryczałtowanych formach, wykonują usługi przewozu osób i towarów za pomocą konnych taborów, wykonują wolne zawody takie jak adwokat wyłącznie w zespole adwokackim oraz dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji swej działalności gospodarczej. Wszyscy ci nie są zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Pamiętać należy, że księgi muszą być prowadzone rzetelnie, na podstawie wszystkich obowiązujących dowodów z zakresu zagadnień, jakimi jest księgowość oraz terminowo, co oznacza mniej więcej tyle, że wszelkiego rodzaju wydatki i przychody powinny być wpisywane w terminie rzeczywistym w języku i walucie polskiej. Warto również zwrócić uwagę iż każdy podatnik zakładający księgę, powinien poinformować o tym urząd skarbowy w terminie 20 dni od daty jej zawarcia.
KSIĘGOWOŚĆ W PIGUŁCE
Jak sprecyzować pojęcie księgowość? Można ją nazwać podstawowym elementem składowym rachunkowości, w zasadzie to jej część rejestracyjna. To również rejestracja udokumentowanych zdarzeń gospodarczych, co dla niektórych może brzmieć dość niezrozumiale. Żeby ująć temat trochę łatwiejszą terminologią, można powiedzieć, że jest to zwrot określający prowadzenie ksiąg, w które wpisywane są różnego rodzaju transakcje, wpływy i wydatki oraz pozostałe zmiany stanu majątkowego instytucji, firmy lub przedsiębiorstwa. Nazwa ta czasem bywa zastępowana drugą, wymienioną powyżej, a mianowicie rachunkowość. Znalezienie księgowego, który z zapałem i pasją wykonuje swoją pracę z pozoru nie jest łatwe. Faktury VAT, rozliczenia podatkowe oraz wszelkie inne kwestie, o których nie mam zielonego pojęcia, nie powinny stanowić dla niego żadnego problemu. W sieci dostępnych jest mnóstwo stron firm, oferujących swoje usługi z zakresu księgowości. Zachęcające oferty rozliczeń dla osób prywatnych oraz firm, jak i mnogość ogłoszeń, mogą przyprawić o zawrót głowy tych mniej zorientowanych w temacie. Firmy oferują pomoc osób posiadających odpowiednie uprawnienia i doświadczenie, jednak nie zawsze jest to takie oczywiste. Czasami znalezienie dobrego księgowego, który pokieruje wydatkami naszej firmy w sposób świadomy, jest jak szukanie igły w stogu siana. Najlepiej jest zatrudnić kogoś z polecenia, wtedy przynajmniej będziemy mieli pewność kompetencji oraz faktycznego zaangażowania z jego strony. W przeciwnym razie należy szukać tak długo, póki nie trafimy na specjalistę z prawdziwego zdarzenia.
WYSTARCZY KOMPUTER
Faktury VAT. Odwieczny problem wszystkich podatników. Na szczęście dla nas wymyślono program do faktur, który ma za zadanie dość znacznie ułatwić nam zadanie rozliczenia się z dochodów. System ten wymaga jedynie dostępu do komputera i zainstalowanej na nim przeglądarki internetowej. Technologia, która została użyta w tworzeniu programu zapewnia pracę lekką, łatwą i przyjemną. Poziom jego obsługi jest tak intuicyjny, że przypomina on raczej pracę z aplikacją dedykowaną, a nie tradycyjną stroną WWW. System ten jest niesamowicie przyjazny dla użytkownika, działa na prostych zasadach, dzięki czemu nawet największy laik komputerowy będzie w stanie w ciągu paru minut zrozumieć jego działanie. Program nie wymaga specjalnej instalacji, znajomości księgowania ani fachowej wiedzy z zakresu informatyki. Działa niemal natychmiast na każdym komputerze bądź laptopie, bez względu na jego specyfikację techniczną. Program do faktur to również znakomita funkcjonalność, która jest bardzo potrzebna przy prowadzeniu własnego przedsiębiorstwa. Zapewnia on również jednoczesną pracę właściciela firmy i jego podwładnych. Właściciel ma również możliwość przeglądania różnego rodzaju zdarzeń gospodarczych generowanych przez pracowników. Co najważniejsze, system nie wymaga zatrudnienia żadnych specjalistów, administratorów czy informatyków oraz jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zupełnie za darmo. Bieżące, automatyczne aktualizacje, sprawiają że zawsze jest dostosowany do obowiązujących klauzul prawnych.
KSIĘGI PODATKOWE
Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest dokumentem świadczącym o naszych zobowiązaniach podatkowych. Zasady jej prowadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów. To swoisty „dekalog” podatnika, określający szczegółowy zakres obowiązków dla każdego z nich. Informacje w niej zawarte zawierają również dane dotyczące terminów zawiadomienia fiskusa na temat prowadzenia owej księgi, dokumenty będące podstawą zapisów jak i szereg innych, równie przydatnych informacji. Jednak nie jest ona tak skomplikowana, jak może wydawać się na początku. Jestem nawet skłonny stwierdzić, że rozpoczynając działalność gospodarczą, jesteśmy w stanie sami ją prowadzić. Księgowość nie będzie nam do niczego potrzebna. Jedynym problemem mogą okazać się kolumny, w których należy wpisywać kwoty, jednak z miesiąca na miesiąc będzie to stanowić dla nas coraz mniejszą trudność, gdyż operacje gospodarcze będą się powtarzać. Z czasem będziemy wpisywać dane w kolumny wręcz automatycznie. Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w dużym stopniu zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy. Osoby opłacające podatek w jego zryczałtowanej formie nie mają obowiązku jej prowadzenia. Natomiast do osób opodatkowanych na zasadach ogólnych, obowiązek ten już należy. Są to osoby fizyczne, spółki jawne i cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Dość ważne jest, by zapamiętać, iż księgi przychodów i rozchodów nie mogą prowadzić spółki cywilne i spółki jawne osób prawnych. Są oni zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
POMOC W INTERNECIE
Drodzy przedsiębiorcy, nie macie pojęcia, w jak pięknych czasach przyszło Wam żyć. Pomimo narzekań na ustrój i biurokrację, macie przecież Internet, który jeszcze parę lat temu był marzeniem wielu. Księgowość w dzisiejszych czasach, to już zupełnie inna bajka. Faktury online opanowały biura i urzędy. A co to takiego? Już odpowiadamy. To aplikacje identyczne z ich papierowymi odpowiednikami, z tym że dostępne w Internecie. Prościej nie można. To doskonały sposób na wprowadzenie w swym biurze nowoczesnej formy fakturowania. Z ich pomocą będziesz mógł bez większych problemów wystawiać wszystkie możliwe faktury przez Internet w bardzo prosty sposób. W każdej chwili można ją wydrukować i są zupełnie bezpłatne. Całe mnóstwo stron internetowych oferuje możliwość pobrania ich bezpośrednio na twój komputer stacjonarny lub laptop. Jest to ogromne udogodnienie i niesamowicie praktyczne rozwiązanie dla wszystkich urzędników i nie tylko dla nich. Istotne jest również, że dla wszystkich przedsiębiorców, którzy nie chcą instalować programów do fakturowania na swoim komputerze, wiele portali internetowych udostępnia wzór faktury VAT online zupełnie nieodpłatnie. Era rozwoju Internetu bezsprzecznie wpłynęła na gwałtowny rozwój pracy zarówno biurowej jak i w każdej innej dziedzinie. Szkoły czy nawet sklepy już nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez tego wynalazku, a nasze życie, po „wprowadzeniu go w życie”, diametralnie się zmieniło i stało się jakby łatwiejsze i dużo przyjemniejsze dla nas wszystkich.
POTYCZKI Z VATEM
A co to takiego ta księgowość zapytacie? Tak na dobrą sprawę nie mam pojęcia. Przerażają mnie wszystkie te specjalistyczne formułki oraz całe mnóstwo zasad, przypisów, stale zmieniających się ustaw i rozporządzeń. Jedno wiem na pewno. Księgowy musi mieć „łeb nie od parady”. Faktem jest, że w dobie rozwoju sieci internetowej, wiele skomplikowanych operacji wykonuje się dziś online, co jest dużo łatwiejsze i pochłania zdecydowanie mniej czasu niż dłubanie w papierach. Wiele jest stron, na których, dzięki znajdujących się na nich programach, fakturowanie jest dużo przyjemniejsze i łatwiejsze niż jeszcze kilka lat temu. Faktury VAT na swój sposób opanowały sieć. Dostępny w Internecie system wystawiania faktur online bez potrzeby wcześniejszego rejestrowania się na stronie, pozwala w bardzo szybki a nawet intuicyjny sposób utworzyć własną fakturę VAT, tzw. proformę lub każdą inną, której w danej chwili potrzebujemy. Poza tym możemy ją zapisać w formacie PDF zaraz po jej utworzeniu. A co najważniejsze serwis posiada automatyczne przeliczanie kwot netto oraz brutto z uwzględnieniem różnego rodzaju podatków VAT. Wystarczy zarejestrować się na stronie, a każdy zapisany użytkownik otrzyma dostęp do wielu dodatkowych opcji, takich jak: automatyczny zapis danych, możliwość dodania logo na fakturze, archiwum zapisanych faktur oraz całą masę innych, równie przydatnych opcji. Jest to szczególnie ważne w przypadku, kiedy firmy oraz urzędy chcą prowadzić swą działalność zgodnie „z duchem nowoczesności” i znacznie usprawnić sobie pracę.